Cómo organizar la comunicación en la nube de tu empresa

[Redacción]

Cómo organizar la comunicación en la nube de tu empresa

La digitalización es uno de los retos que se marcan las empresas en la actualidad, especialmente en el ámbito comunicativo, esencial para el óptimo funcionamiento de todos los departamentos y las relaciones con el cliente. En este punto, Internet se convierte en una herramienta imprescindible para conseguir la mejor organización de la comunicación de la empresa. Cada vez son más las que deciden centralizar esta labor a través de centralitas virtuales que están instaladas en la nube, y desde las que se gestionan todas las comunicaciones.

Las posibilidades de esta herramienta son múltiples, pues a las habituales llamadas se suman otros canales de comunicación, como el chat y el correo electrónico. Los operarios establecen las comunicaciones desde distintos dispositivos, como Smartphone, ordenadores o tablets. El trabajador, además, no necesita de un teléfono convencional para realizar las llamadas, pues estas se pueden realizar a partir de un software o aplicación; lo que facilita notablemente el trabajo. Una de las grandes ventajas es que los trabajadores no tienen que desplazarse para trabajar, ya que desde su casa tienen la posibilidad de conectarse al programa para realizar su jornada laboral.

La nube es, además, un espacio clave para entender un nuevo concepto que se ha consolidado, relativamente reciente, en el mundo empresarial. Es la videollamada, un tipo de comunicación que se ha fortalecido en los últimos años, a raíz del teletrabajo. Plataformas como Zoom, Google Meets, Microsoft Teams o Skype son los gigantes de este servicio y han visto como la demanda de su producto ha aumentado notablemente.

Todos estos procesos tienen lugar por medio de una centralita que está instalada en la nube, por lo que el acceso está disponible desde cualquier lugar. De esta manera, las grandes empresas pueden utilizar un único programa para trabajar en todo el mundo, pese a la diferencia horaria. La información recopilada en cada llamada, como el registro, hora, duración, contenido o persona que la lleva a cabo, queda almacenada y puede ser utilizada por la empresa para analizar resultados.

Conexión con un CRM

Esta organización de la comunicación de una empresa en la nube se completa con el uso de un CRM, que es una herramienta de administración y gestión que organiza todas las relaciones con los clientes. En el aspecto comunicativo, este punto es esencial, pues el programa permite almacenar datos muy avanzados sobre cada usuario, y la información puede ser empleada para optimizar los recursos y extraer así el máximo rendimiento.
Una de las ventajas de un CRM es su capacidad para complementarse con otros servicios y la centralita de llamadas es uno de ellos. Ambos pueden conectarse, de manera que la información va de un punto a otro y esto abre muchas puertas para la óptima organización y gestión de los datos de cada usuario. Hay que tener en cuenta que la nube permite almacenar absolutamente todo lo relacionado con cada conversación entre un empleado y el cliente, y esta información puede ser utilizada con muchos fines, ya sean comerciales o de gestión interna.