Las versiones oficiales de Samsung se actualizan por Kies, conectas el telefono al pc con Kies instalado y él te dirá.
De forma no oficial existe un mundo paralelo mucho más amplio y actualizado que el que te ofrece Samsung, en el foro encontrarás tutoriales sobre el tema.
Mi recomendación, y la de la mayoría, será que te olvides del Kies (no sirve para nada) y que instales una rom cocinada o las últimas stock libres, sin rastro de las operadoras.
Sobre los datos, lo primero tener a salvo los esenciales, para mi: contactos, calendario, notas y gmail, usando la cuenta de Google todo debería estar en la nube, para las notas lo mejor es usar aplicaciones con respaldo (Evernote, Catch,...)
También hay aplicaciones de backup, aunque yo no las uso.