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Hola,
yo uso Touchdown de nitrodesk, es de pago, sobre 10€ pero de las que he probado, es la mejor con diferencia. Lo bueno que tiene es que está todo integrado en la misma aplicación: correo, tareas, notas, calendario y contactos.
Lo que comentas, se puede hacer usando las categorías que le asignas al mail, tareas, etc., dependiendo de la categoría que le hayas asignado a la cita, luego la veras con un color tanto en el outlook como en la app del móvil.
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